Een oude maar veel voorkomende manier van rapporteren

Binnen een organisatie zijn altijd meerder mensen aan het werk. Al die mensen hebben verschillende taken en doelstellingen. Deze worden vrijwel altijd vast gelegd in een document, planning en/of rapportages. Er zijn 3 punten die dan altijd naar voren komen en worden geëvalueerd. Dit zijn: nieuwe ontwikkelingen, knelpunten en niet gehaalde doelstellingen, successen en behaalde doelstellingen. Degene die over het bijhouden van deze informatie gaat, is ook vaak eindverantwoordelijke voor de communicatie binnen de organisatie over deze punten. Maar wij van planning en control houden ervan om een andere en volgens ons efficiëntere aanpak te kiezen.  

Op een meer positieve en dynamische manier kijken naar behaalde doelen en nieuwe doelen door middel van planning en control

Planning en control maakt gebruik van de A3 methodiek. Hierbij gebruiken wij ook een cyclus van rapportages en gesprekken, maar net op een andere manier. In de gesprekken hebben we het meer over het sturen dan over de verantwoorden en beheersen. De persoon die in de andere context de rapportages zou bijhouden, heeft hier ook de functie het gesprek te leiden. Hij of zij doet de voorbereidingen en mag zichzelf de voorzitter noemen. De reden dat we dit zo doen, is om meer dynamiek te krijgen in een gesprek. We kijken niet alleen vooruit, maar ook achteruit. Dit is de volgorde van de punten die wij aanhouden. 1: de successen en behaalde doelstellingen 2: de knelpunten en 3: de nieuwe ontwikkelingen. Hiermee beginnen we en eindigen we op een positieve manier en hoeft er niet gekeken te worden naar wat er allemaal niet is gelukt. Wel zo prettig voor alle betrokkenen. Klinkt u dit goed in de oren en zou uw organisatie deze manier eens willen proberen, laat dan wat van je horen en neem contact op met planning en control.