Chobmak

Tips voor een vlekkeloze prijsuitreiking: van medailles bestellen tot follow-up

De voorbereidingen voor een vlekkeloze prijsuitreiking gaan verder dan het prikken van een datum en het bestellen van medailles of andere trofeeën. Er zijn verschillende zaken waar je rekening mee moet houden om er een succesvol evenement van te maken. In dit artikel lees je hoe je een prijsuitreiking organiseert waarbij je de winnaars echt […]

De voorbereidingen voor een vlekkeloze prijsuitreiking gaan verder dan het prikken van een datum en het bestellen van medailles of andere trofeeën. Er zijn verschillende zaken waar je rekening mee moet houden om er een succesvol evenement van te maken. In dit artikel lees je hoe je een prijsuitreiking organiseert waarbij je de winnaars echt in het zonnetje zet!

Tip1. Bepaal de randvoorwaarden voor de prijsuitreiking

Bezint eer ge begint. Zorg er eerst voor dat je weet waarom en voor wie je een prijsuitreiking gaat organiseren. Stel jezelf daarbij de volgende vragen:

  • Wie ga je nomineren?
  • Waarom juist die mensen?
  • Welke informatie heb je nodig?
  • Wie komt er in het panel om de winnaars te kiezen?
  • Ga je medailles bestellen of kies je voor andere trofeeën?
  • Wanneer is de ceremonie?

Daarnaast moet je bepalen waar je het voor doet. Wil je iemand echt in het zonnetje zetten, bijvoorbeeld bij een sportevenement. Of is het je doel om een goed doel te promoten? Of misschien wil je het evenement gebruiken om reclame te maken voor je eigen bedrijf?

Tip 2. Stel een budget in

Bepaal allereerst of je tickets voor het evenement gaat verkopen of dat het gratis toegankelijk is. Schakel je sponsors in of vraag je donatie aan mensen? Dit bepaalt een groot deel van je budget en dat is natuurlijk weer van grote invloed op de verdere invulling. Kies je bij een sportwedstrijd voor standaard hockey- of voetbalmedailles of wil je gepersonaliseerde sportbekers uitreiken? Bouw je een luxe podium met behulp van een podiumbouwer of zet je zelf een simpele verhoging in elkaar?

Tip 3. Regel het geluid, beeldmateriaal en entertainment op tijd

 Een prijsuitreiking is een ervaring, een beleving voor mensen. Dat gaat verder dan het bestellen van een voetbalmedaille of sportbeker, je moet de ceremonie een beetje aankleden. Dat doe je met beeld en geluid. Kies bijpassende nummers en huur het entertainment op tijd in. Verder moet je zaken regelen als een PA-systeem, een projector, camera’s en de positionering daarvan en een goede wifi-verbinding.

Tip 4. Kies de juiste leveranciers

Je hebt natuurlijk een bedrijf nodig waar je medailles of sportbekers kunt bestellen. Kijk daarbij goed naar het aanbod. Heb je genoeg keuze in bijvoorbeeld voetbalmedailles of hockey medailles maar ook in meer algemene prijzen die je kunt laten personaliseren. Je bent het beste uit met een leverancier die de productie in eigen beheer houdt. Dat is meestal goedkoper en je krijgt je bestelling snel geleverd. Denk daarnaast ook aan leveranciers voor de apparatuur, de catering en personeel, bijvoorbeeld voor de security.

Met de bovenstaande tips heb je de basis van je prijsuitreiking geregeld. Denk ook alvast na over je follow-up. Geef je nog een feest, een gala of een diner voor de gasten? Nodig je sprekers uit? Je merkt dat je genoeg hebt om over na te denken bij het organiseren van een prijsuitreiking. Succes met het plannen en wees vooral niet bang om de hulp van anderen in te schakelen. Onthoud dat vele handen licht werk maken!